Outnyttjade ytor och brist på mötesrum – konsekvensen av en otydlig arbetsplatsstrategi

I många organisationer saknas en tydlig arbetsplatsstrategi. Varför, när och hur kontoret ska användas är inte alltid tydligt definierat och kommunicerat. För att det fysiska kontoret ska fylla en tydlig funktion behövs ett syfte med att arbeta på plats – och miljöer som skapar mervärde för både människor och verksamheten.

När det saknas en gemensam bild av kontorets roll blir det också svårare att fatta rätt beslut om arbetsplatsen.

– Många börjar i den fysiska lösningen när de egentligen borde börja i verksamhetens behov. Innan man diskuterar kvadratmeter och planlösningar behöver det vara tydligt vad kontoret ska bidra med och vilka arbetssätt det ska stödja, säger Henrik Axell, arbetsplatsstrateg på Kinnarps.

När ytorna inte matchar behoven

Många kontor är fortfarande utformade för en annan tid och ett annat arbetssätt. Samtidigt gjorde många organisationer snabba förändringar efter pandemin. Kontoren skulle bli mer attraktiva och inspirerande, med fokus på möten, samarbete och social interaktion. Då hamnade en avgörande aktivitet i skymundan – det individuella högfokusarbetet. Många beslut byggde på antaganden om framtidens arbetsliv snarare än fakta om verksamhetens faktiska behov.

Resultatet blir i båda fallen att kontoret inte erbjuder rätt balans mellan olika arbetsmiljöer. Vissa ytor står tomma medan andra är överbelastade. Mötesrum används exempelvis av enskilda personer för digitala samtal eller koncentrerat arbete eftersom mer ändamålsenliga miljöer saknas. Stora rum upptas av en person samtidigt som andra har svårt att hitta plats för ett möte. Det visar hur en arbetsplats kan ha både outnyttjade ytor och brist på rätt miljöer samtidigt.

Kinnarps kontorsrapport Next Office® Insight sätter siffror på problemet. 51 % anser att kontorets ytor inte används effektivt, 70 % har svårt att hitta ett ledigt mötesrum och 45 % har svårt att koncentrera sig på kontoret.

– Utmaningen är sällan hur många kvadratmeter organisationen har, utan om den har rätt miljöer, på rätt plats och i rätt omfattning. Varje kvadratmeter behöver skapa värde för verksamheten, säger Henrik Axell.

Henrik Axell, Head of Workplace Strategy på Kinnarps.

Strategi och analys behöver komma först

En tydlig arbetsplatsstrategi, grundad i en analys av verksamhetens behov, skapar en gemensam riktning och gör det möjligt att planera rätt miljöer.

– Det finns inga standardlösningar. Jag och mina kollegor har mött hundratals organisationer med liknande frågor men helt olika förutsättningar. Arbetsplatsen behöver utvecklas utifrån den egna verksamhetens mål, kultur och arbetssätt, säger Henrik Axell.

Insikter från 7 742 kontorsarbetare

Kinnarps kontorsrapport Next Office® Insight, publicerad i september 2026, samlar aktuella insikter om hur dagens arbetsplatser används och upplevs – och vilka behov som formar kontorets framtida roll.

Rapporten bygger på arbetsplatsanalyser genomförda 2023–2026 och omfattar 7 742 kontorsarbetare i Norden, främst från medelstora och stora företag samt statliga, kommunala och regionala verksamheter. Analyserna genomfördes under en period då många organisationer omprövade både arbetssätt och kontorets roll.

Vår arbetsplatsanalys Next Office®